Formális hibák az üzleti e-mailekben - ezeket mindenképpen tudnod kell!

Az e-mailek forradalmasítják a magán és üzleti kommunikációt, ezért az üzleti e-mailek helyes kezelése egyre fontosabbá válik. Az e-mailek mindenütt jelen vannak, különösen a munkahelyi környezetben, mégis az érintettek közül sokan számos formai hibát követnek el ezekben. De ne aggódj, mert van néhány tippünk, hogyan kerülheted el a hibákat, cikkünkből megtudhatod, hogy mire kell odafigyelned. Néhány perc alatt tisztázzuk, hogy mely formai irányelvek különösen fontosak.

A tárgymező

A tárgy fontos, mert elárulja a címzettnek, hogy miről szól az e-mail.

A hiányzó vagy semmitmondó tárgy szakszerűtlen.

Válassz mindig értelmes, rövid, lényegre törő tárgyat, amely néhány szóban elmondja a címzettnek, hogy miről van szó és mit vársz tőle.

Ideális esetben a sorban csak két-három szó szerepelhet, mivel a legtöbb e-mail programban a többi szó levágásra kerül, és csak az e-mail megnyitásakor látható. Az első három szónak mindig el kell árulnia, hogy mi a téma. A tárgysor hátsó részét azonban hozzáadhatod, de csak akkor lesz látható, ha megnyitják az e-mailt.

Például:

• Fóliák a 2021. február 10-i megbeszéléshez
• XY rendelés számlája
• Meghívó a konferenciára

A megszólítás és a bevezetés

A nevek nem csak puszta nevek, ezért fontos, hogy az üzleti e-mailekben a helyes megszólítást használjuk.

Semmiképpen ne írj hibásan egy nevet a megszólításban; a címek (professzor, doktor stb.), a nemes jelző és a kettős nevek is fontos szerepet játszanak.

Ha új kapcsolatfelvételről van szó, akkor a bevezető mondatban röviden bemutatkozhatsz vagy elmondhatod, hogyan jött létre a kapcsolatfelvétel.

A főrész

A főrészben röviden és tömören ki kell fejteni a legfontosabb pontokat. Itt sem tanácsos regényt fogalmazni, mert végül is feltételezhető, hogy a címzettnek aligha van ideje, és további e-mailekre kell válaszolnia.

A szöveg olvashatóbbá tételéhez hozzájárulhat a szöveg értelmes tagolása és a felsoroláspontok használata.

A záró megfogalmazás

Népszerű hiba, hogy kihagyjuk a zárómondatot, pedig ez nagyon fontos az üzleti e-mailekben. Az e-mail végén lehet egy kívánság vagy egy cselekvésre való felhívás, de a tartalom rövid összefoglalása is.

Az üdvözlés

Az e-mail végén egy üdvözlésnek kell szerepelnie, amelyet a te nevednek kell követnie. De vigyázz, mert itt nem lehet írásjel, azaz sem felkiáltójel, sem vessző. A címzettől függően általában az "Üdvözlettel" kifejezést használjuk, de a bíróságokkal vagy professzorokkal való kommunikáció esetén a "Tisztelettel" megfogalmazás a megfelelőbb.

Egy laza üzleti kapcsolatban elegendő lehet egy sima "Üdvözletem".

Az aláírás

Az e-mail aláírása szintén fontos, de gyakran elfelejtik. Az aláírásba írd bele a neved és a telefonszámod, valamint a szakmai címedet. Kerüld azonban, hogy mottót vagy filozófiát és túlzott szöveget írj az aláírásodba, mivel ez nem helyénvaló. 

A csatolmány

A melléklet ne legyen túl nagy, és el kell nevezni. Arra is ügyelned kell, hogy ne felejtsd el a mellékletet csatolni. Ha ez mégis megtörténik, azonnal el kell küldened a mellékletet. A hiba elkerülése érdekében rögtön csatold a mellékletet, és csak ezután fogalmazd meg az e-mailt.

További fontos tippek

• Kerüld a gépelési, helyesírási és nyelvtani hibákat. Küldés előtt ellenőrizd az üzleti e-mailt.
• Használj automatikus helyesírás-ellenőrzőt.
• Ne használj szmájlikat, mivel ezeknek nincs helyük hivatalos e-mailekben.
• Az irónia és a cinizmus félreérthető lehet az írásban, ezért kerülendő.
• Kerüld a hosszú szövegrészeket, és strukturáld a szöveget értelmesen.
• Legyen elég időd egy jó e-mail megfogalmazására.
• Kerüld az egysorosokat, és használj udvarias kifejezéseket.
• Válaszolj az e-mailekre a lehető leghamarabb, és ne várj túl sokáig.