Meetingek - hasznos tippek a sikeres lebonyolításhoz!

2022.08.29

Vess végett a hosszadalmas, unalmas, rosszul szervezett meetingeknek, amelyek nem produktívak, nem hatékonyak, nem hasznosak, és nem nyújtanak valódi hozzáadott értéket a résztvevők számára. Van néhány tippünk és módszerünk arra vonatkozóan, hogyan lehet egy meetinget jobban megszervezni, és miként ne torkolljon egy csevegésbe.

Tipp 1: Kezdj időben!

Mindannyian ismerjük "őt": azt, aki mindig elkésik a résztvevők közül. De sajnos ezek a megszakítások megzavarják a meetinget. Ezért minden résztvevőnek ügyelnie kell arra, hogy időben csatlakozzon. Még ha néhányan késnek is, a meetingnek a megbeszélt időpontban el kell kezdődnie. Ha megvárod a későn érkezőket, akkor ez a negatív viselkedés berögzül, mert a résztvevők tudják, hogy a meetingek soha nem kezdődnek el a megbeszélt időpontban.

A meeting szervezőjének minden esetben ragaszkodnia kell a pontosság betartásához, és ezt hangsúlyoznia kell; késések esetén joga van megjegyzést tenni erre vonatkozóan.

Tipp 2: Készítsd elő a beszélgetés témáit!

Készítsd elő időben a megvitatandó témákat, és szervezd meg a meeting menetét.

A napirendnek figyelembe kell vennie, hogy

  • egy moderátor vezeti a meetinget és irányítja a beszélgetést;
  • az új megvitatandó pontokat fel kell jegyezni, és a következő meetingen kell megvitatni;
  • a napirendet minden résztvevő számára előzetesen biztosítani kell.

Tipp 3: A résztvevőket aktivizálnod kell kérdésekkel!

A meeting a kölcsönös tájékoztatásra szolgál, ezért a résztvevőknek aktivizálódniuk és valóban részt kell venniük a megbeszéléseken. Egy vicc vagy egy kis anekdota is fenntarthatja a résztvevők figyelmét. Ezenkívül lehetővé kell tenni számukra, hogy maguk is aktívak legyenek.

Mindenekelőtt be kell vonni őket a párbeszédbe. Ez történhet kérdések segítségével, azaz a moderátor konkrét kérdéseket tehet fel a témával kapcsolatban.

Tipp 4: Ellenőrizd a meeting szükségességét!

A kevesebb néha több, ezért a rövidebb meetingek gyakran hatékonyabbak. Ráadásul nem is minden meetingre van szükség, de a vállalati kultúrába belopta magát mint heti rendszerességű program.

Ezért nem minden meeting hasznos és eredményes.

Mindig előzetesen ellenőrizni kell, hogy a tartalmat nem lehet-e e-mailben feldolgozni, vagy össze lehet-e hívni egy rövid videokonferenciát. Ha csak információt kell továbbítani, akkor e-mailben vagy mini prezentációban kell tájékoztatást adni. Ha még mindig vannak kérdések, ezeket bármikor tisztázhatjuk egy meeting alkalmával.

Tipp 5: Válaszd ki megfelelően a résztvevőket!

A résztvevők kiválasztását és számát is helyesen kell megválasztani ahhoz, hogy egy meeting működőképes legyen, és végső soron hozzáadott értéket nyújtson. Ki tud hozzájárulni? Ki fontos ezen a meetingen?

A megfelelő résztvevők azok, akik hozzá tudnak járulni a kérdésekhez, megoldásokat és ötleteket hoznak, alapvető ismeretekkel rendelkeznek és rendszeresen képesek kreatív, konstruktív javaslatokat tenni.

A meetinget 5-7 résztvevőre kell korlátozni, hogy eredményes megbeszélést lehessen folytatni.

Tipp 6: Kérj visszajelzést!

Hogyan máshogy lehetne jobban optimalizálni egy meetinget, mint az összes résztvevő visszajelzésével? Ezért visszajelzést kell kérni, és ennek megfelelően javító intézkedéseket kell végrehajtani. A hibákból lehet tanulni, ha egy meeting például nem felelt meg az elvárásoknak, akkor közösen kell megvizsgálni és megoldani a problémákat.

Kérdésed van? Vedd fel velünk a kapcsolatot!